1. Логистика. 1.1. Сбор документов (инвойс, упаковочный лист, размеры и тех. описание товара) для поиска перевозчика; 1.2. Поиск перевозчика: отправка собранных документов разным перевозчикам, получение ставок на перевозку, определение сроков доставки, выбор самого оптимального по цене, срокам и качеству перевозчика; 1.3. Связать отправителя и перевозчика. Завизировать заявку на перевозку. Контроль движения товара; 1.4. Найти СВХ для временного хранения груза после того, как он прибыл на пункт назначения на время таможенных процедур. Отправить данные по СВХ перевозчику. 1.5. Сбор документов на таможенное оформление: переведенный инвойс, заявление на условный выпуск, счета за транспортировку, составление тех.описания товара, документы по транспорту, завизировать все документы; 1.6. Поиск брокеров, отправка документов для растаможки, получение счетов, контроль оплаты счетов, получение декларации на условный выпуск; 1.7. Получение сертификатов: поиск сертификатчика, отправка перевода инвойса и тех. описания разным поставщикам, выбор поставщика, отправить полученную декларацию сертификатчику; 1.8. Получение счета за услугу сертификации, оплата счета, получение сертификата; 1.9. Отправить сертификат на таможню, получить декларацию на полный выпуск. 1.10. Выпуск товара из СВХ, получение счетов за услуги СВХ и первичное оформление, контроль оплаты счетов; 1.11. Доставка товара напрямую к заказчику или на склад компании: поиск перевозчика, получение счетов за перевозку, оплата счетов; 1.12. Закрытие цикла логистики: сбор и сдача всех документов (декларации, сертификаты, транспортные документы, счета фактуры, акты выполненных работ и прочее) в отдел компании, в котором они должны храниться. На любой полученный счет должно прилагаться четкий и детализированный запрос (ПЗП или РЗП) на оплату данных счетов. Отчет по выполненной работе. 2. Закуп товаров по запросу. 2.1. Получение четких данных с коммерческого департамента и техников на перечень необходимых товаров; 2.2. Поиск поставщиков по запрошенным товарам, выбор лучшего поставщика, определение цен, составление сметы и отправка в коммерческий департамент; 2.3. Получить подтверждение на закуп, получить счета за товары или услуги, составить ПЗП и сдать бухгалтерии, контроль оплаты по счетам, получить отчетные документы, доставить товар на склад компании или напрямую к заказчику. 3. Склад 3.1. Держать склад в полном порядке; 3.2. Периодическая инвентаризация, дать данные по инвентаризации бухгалтерии; 3.3. Контроль поступления и выпуска товара из склада, регистрировать эти данные; 3.4. наличия необходимых и ненужных товаров;

Основные функции • Следит за соблюдением безопасных процедур • Анализирует технические проблемы • Анализирует операционные или управленческие отчеты • Анализирует операционные процедуры • Анализирует техническую информацию, проекты или технические задания • Поручает работу служащим • Организует совещания с персоналом • Консультируется с управленческим или вышестоящим персоналом • Делегирует соответствующие административные задачи • Проектирует системы в кооперации с коллегами • Определяет связанные с административными функциями политики, стандарты или средства технического обслуживания • Руководит и координирует деятельностью персонала • Контроль документооборота административных служб • Производит оценку операционной деятельности офиса • Принимает решения о найме, разгрузке, перемещении или продвижении работников • Проводит интервью с кандидатами • Следит за сохранностью офисного оборудования и мебели • Следит за своевременностью подготовки отчетности и ведения учета • Управляет контрактами • Управляет материальными запасами и поставками • Модифицирует рабочие процедуры или процессы для осуществления работы в срок • Делает заказы на поставку материалов или оборудования • Закупает офисную мебель и оборудование • Вносит предложения по решению административных проблем • Распределяет рабочее время персонала • В своей работе руководствуется административным законодательством • Использует технологии управления инфраструктурой организации • Использует техники межличностного общения • Использует техники ведения переговоров Планировать, управлять или координировать поддерживающие службы организации, такие как ведение учета, доставка почты, работа операторов или секретарей и другие. Следить за планированием средств на оборудование и другие нужды офиса.

Функциям Секретаря Наблюдательного совета 1.Разработка и представление Председателю Наблюдательного совета проекта повестки дня очередного заседания Наблюдательного совета в соответствии с Планом работы Наблюдательного совета и предложениями, поступившими от членов Наблюдательного совета, Ревизионной комиссии и директора; 2.Обеспечение подготовки и рассылки документов (материалов), необходимых для организации и проведения заседания Наблюдательного совета (уведомление о проведении заседаний, проекты решений по вопросам повестки дня заседания, проекты документов для предварительного ознакомления и др.); 3.Организация подготовки и представления документов (информации) по запросам членов Наблюдательного совета. 4.Подготовка запросов и ответов на письма от имени Наблюдательного совета. 5.Сбор опросных листов, заполненных членами Наблюдательного совета. 6.Оформление протоколов заседаний Наблюдательного совета и выписок из протоколов заседаний Наблюдательного совета. 7.Рассылка документов, утвержденных Наблюдательным советом; 8.Разработка и ведение номенклатуры дел Наблюдательного совета; 9.Организация контроля за ходом выполнения решений Наблюдательного совета. 10.Подготовка запросов о предоставлении информации (материалов) по вопросам повестки дня заседаний Наблюдательного совета в адрес подразделений. 11.Контроль за достоверностью предоставляемой информации и правильностью оформления документов, выносимых на рассмотрение и утверждение Наблюдательным советом; 12.Подготовка по поручению Председателя Наблюдательного совета (заместителя Председателя Наблюдательного совета) проектов отдельных документов и решений Наблюдательного совета, в том числе проекта Плана работы Наблюдательного совета; 13.Организация ведения записи хода заседаний Наблюдательного совета, в том числе, с согласия присутствующих членов, на магнитные носители; 14.Выполнение иных функций Председателя и членов Наблюдательного совета.

Функциям Секретаря Наблюдательного совета 1.Разработка и представление Председателю Наблюдательного совета проекта повестки дня очередного заседания Наблюдательного совета в соответствии с Планом работы Наблюдательного совета и предложениями, поступившими от членов Наблюдательного совета, Ревизионной комиссии и директора; 2.Обеспечение подготовки и рассылки документов (материалов), необходимых для организации и проведения заседания Наблюдательного совета (уведомление о проведении заседаний, проекты решений по вопросам повестки дня заседания, проекты документов для предварительного ознакомления и др.); 3.Организация подготовки и представления документов (информации) по запросам членов Наблюдательного совета. 4.Подготовка запросов и ответов на письма от имени Наблюдательного совета. 5.Сбор опросных листов, заполненных членами Наблюдательного совета. 6.Оформление протоколов заседаний Наблюдательного совета и выписок из протоколов заседаний Наблюдательного совета. 7.Рассылка документов, утвержденных Наблюдательным советом; 8.Разработка и ведение номенклатуры дел Наблюдательного совета; 9.Организация контроля за ходом выполнения решений Наблюдательного совета. 10.Подготовка запросов о предоставлении информации (материалов) по вопросам повестки дня заседаний Наблюдательного совета в адрес подразделений. 11.Контроль за достоверностью предоставляемой информации и правильностью оформления документов, выносимых на рассмотрение и утверждение Наблюдательным советом; 12.Подготовка по поручению Председателя Наблюдательного совета (заместителя Председателя Наблюдательного совета) проектов отдельных документов и решений Наблюдательного совета, в том числе проекта Плана работы Наблюдательного совета; 13.Организация ведения записи хода заседаний Наблюдательного совета, в том числе, с согласия присутствующих членов, на магнитные носители; 14.Выполнение иных функций Председателя и членов Наблюдательного совета.

Прием и обработка входящих звонков на основной телефон компании, прием телефонограмм; Обработка входящих документов; Отправка исходящих документов (факсом, почтой); Ведение учета входящих и исходящих документов; Сбор и представление документов на подпись первому руководителю; Контроль сроков исполнения по входящим документам и поручениям высшего руководства, за исключением заданий, выставленных в системе «Мотив»; Распределение заявок на служебные машины; Организация командировок высшего руководства (заказ билетов, номеров в гостинице и пр.); Сбор и отправка документов в банк по зарплатным карточкам; Сбор заявок, закуп, распределение канцелярских товаров для центрального офиса, продуктов для приемной; Участие в работе рабочей группы по системе менеджмента, при наличии такого распоряжения первого руководителя или поручения со стороны Представителя руководства по системе менеджмента; Предоставление отчетов и рекомендаций по функционированию процессов, ответственность за которые определена в рамках системы менеджмента; Иные функции, определенные в рамках системы менеджмента, в соответствие с распорядительными документами первого руководителя и внутренними нормативными документами системы менеджмента. Прочие обязанности согласно внутренним актам Компании и указаниям высшего руководства. Проведение,подготовка совещаний. Личные,конфиденциальные поручения членов совета директоров.

Осуществление работы по закупке сырья, материалов, оборудования, необходимых для организации работы компании и производства продукции; Поиск потенциальных поставщиков услуг и материалов для производства; Ведение коммерческих переговоров с поставщиками и согласование условий поставки сырья и материалов; Участие в выставках от лица компании и посещение выставок, с целью поиска выгодных поставщиков услуг и материалов для производства; Контроль движения заказов от момента размещения до момента отгрузки в подразделения; Контроль исполнения обязательств перед поставщиками, недопущение дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками; Обеспечение документального оформление сделок; Обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством; Составление ежемесячного плана закупок; Проверка качества закупаемого сырья; Мониторинг цен на товары и сырье; Подготовка актов к списанию бракованного сырья; Выполнение всех положений, распоряжений, касающихся Департамента; Участие в работе рабочей группы по системе менеджмента, при наличии такого распоряжения первого руководителя или поручения со стороны Представителя руководства по системе менеджмента; Предоставление отчетов и рекомендаций по функционированию процессов,ответственность за которые определена в рамках системы менеджмента; Иные функции, определенные в рамках системы менеджмента, в соответствие с распорядительными документами первого руководителя и внутренними нормативными документами системы менеджмента. Прочие обязанности согласно внутренним актам и указаниям высшего руководства Компании.