Работа с документами и заявками от иностранцев в поселке Достык в городе Атырау управление коллективом

Management administration activities including but not restricted to: booking appointments; the scheduling of meetings, confirmation of attendance, facilities, date and time and ensuring agendas’ are issued. • Ensure confidentiality of communications and company information as well as respect the privacy of sensitive personnel data. • Recording and distribution of minutes of meetings as required. • Document management including filing, updating, tracking, formatting and distribution to appropriate recipients. • Management of Site POD team leave schedule, (in conjunction with the Site Manager’s). • Arrangement and administration of travel and filling time sheet for all Site staff. • Maintenance and development of filing and administration systems. • Administration of invoices and expenses. • Handle Departmental correspondence including directing communications to appropriate recipients and providing relevant information. • Establish effective working relationships with peers in other NCOC N.V. Divisions. • Onboard new joiners. Arrange necessary visitor passes, IT access, PPE supply, inductions etc. • Submit Manifest booking requests for onshore Staff as necessary. • Act as focal point for collection and distribution of all training certificates. • Providing effective administrative support to the Site resources: filling timesheets, travel requests and expenses within SAP. • Providing general assistance to the Site Managers with the preparation of all documentation such as updating Job Descriptions, Personal Movements and Personal Requisitions Forms. • Work closely with other Department Administrators to ensure adequate coverage of support during Peak leave periods. • Ensure and maintain effective relations with NCOC N.V. Service Departments (ICT, Telecommunication, Travel, C&P, Finance, Office Services, Project Services, HRD, Internal Communications, Visa, ROK Correspondence and Transportation). • Providing support on arrangements for Business Trip, Training Courses, Visa Renewal and Medical examination requests for Onshore Staff. • Research, compile and prepare periodic reports, manuals, correspondence and other information required by management. • Maintain and update departmental web site. • Inform POD team members of any expired or soon-to-expire mandatory training courses. • Arrange Training courses and routine medicals for POD team.

Обязанности: - контроль документации, включая регистрацию, обновление, отслеживание, форматирование и рассылку соответствующим получателям - запись и распространение протокола собрания в соответствии с требованиями - ведение ведомственной переписки, в том числе отправка сообщений адресатам на двух языках - перевод актов, инструкций и официальной документации - запись переписки РК и писем пожарно-спасательной службы - перевод и администрирование при инцидентах - ведение календаря и планирование - ведение и хранение журналов обучения - составление табелей рабочего времени сотрудников -поддержка пожарно-спасательной команды по различным административным вопросам, таким как организация доступа, пропуски, обучение, транспорт, питание и т. д .; -поднятие уведомлений SAP по вопросам обслуживания

Контроль за ведением исполнительной и технической документации. Проверка рабочей документации субподрядных организаций. Контроль над сроками и качеством выполнения работ. Работа с заказчиком, надзорными органами и проектным институтом на всех этапах строительства. Ведение отчетности, оформление исполнительной документации. Ведение учета по поставке оборудования, материалов. Контроль за аттестацией персонала и технологий. Предоставление периодических отчетов в соответствии с программой качества.