Документооборот

• Document Control Coordination within the Projects Department. • Process and distribute Projects Documentation (Letters/ SSJs/ MARs/Change Requests) in accordance with project timelines; • Monitoring and controlling the proper documents workflow within the internal document management system; • Management and control of SAP Material and Service Requests. • Planning engineering work and controlling progress as it relates to document management together with the Engineering Contractors, Vendors, Regulatory Agencies and Company; • Defining and specifying the Project reporting, document management and document control requirements for Contractors and Vendors; • Controlling and defining the progress of the engineering work based on the documentation delivery status in close relation with the Engineering Contractors and Planning Engineer; • Develop a distribution / review and expediting system (squad check) of documents and drawings; • Monitors the performance of documents/drawings review process and ensures the timely implementation of reviews; • Maintain the document control system ensuring change management is applied to the document repository and always remains accurate. Ensure Project drawing revisions are in accordance with the OMV/Petrom requirements and red line drawings are correctly revised. Ensure final project closeout includes As-building status of drawings; • Manage the interfaces and coordinate the activities pertaining to documentation between the various external and internal parties within the project environment; • Maintaining of Vendor Project Documentation. • Perform quality assurance checks on the completeness and accuracy of all project documentation; • Preparation & implementation of project documents templates (for each document type); • Develop & Implement New Document Management System for Projects Departments; • Identify innovative solutions to solve documentation and control problems; • Implementation and coordination of OMV Petrom DRMS system in Kazakhstan.

• Координирование и контроль документооборота в рамках проекта МаТраГ; • Регистрация входящей и исходящей документации, задействованной в рамках проекта МаТраГ, отправка в структурные подразделения; • Ведение реестров входящей и исходящей документации, их регулярное обновление; • Контроль над исполнением поступающих документов на рассмотрение Рабочей группой по проекту МаТраГ; • Хранение и систематизация документов, поступающих от Заказчика и Подрядчиков, в рамках проекта МаТраГ; • Обеспечение быстрого и удобного поиска документов, задействованных в рамках проекта МаТраГ; • Участие в совещаниях по вопросам документооборота в рамках проекта МаТраГ; • Участие в согласовании и разработке процедур, касающихся вопросов документооборота; • Контроль выполнения должностных обязанностей сотрудников службы;

• Регистрация входящей и исходящей документации, по проекту МаТраГ ; • Обновление и контроль статусов и ревизий входящих и исходящих документов; • Распределение входящих документов среди Рабочей группы, согласно матрице распределения документов. • Оформление и ведение нумерации исходящей документации в соответствии с процедурой; • Передача и прием документации через программу Application Gateway и Share Point; • Подготовка тендерной корреспонденции; • Консолидация предоставляемой участниками документации, для ее дальнейшего рассмотрения.

• Контроль Сертификации основного шельфового оборудования; • Ведение и обновление реестра по обслуживанию нефтегазового оборудования;; • Составление Положения о Выставлении Счета на Оплату за оборудование переданное во временное пользование; • Ведение реестра по счетам на оборудование переданное в аренду, анализ выплат; • Координирование и поддержание высокого коэффициента обслуживания оборудования на уровне сегментов; • Прием и проверка всей сертификационной документации по оборудованию (сертификаты соответствия, паспорта, свидетельства о проверке, сертификаты о калибровке и т.д.) • Контроль процесса калибровки метрологических приборов, ведение учета данных о калибровке оборудования; • Контроль Сертификации грузоподъёмного оборудования в соответствии со следующими стандартами - DNV 2.7-1 / BS7072 / BS EN12079 / LOLER; • Подготовка пакета данных на шельфовое оборудование перед началом каждого проекта; • Обеспечение наличия сертификационной документации перед отгрузкой оборудования (сертификаты соответствия, свидетельства, барические карты, ведомости технического обслуживания и т.д.) в соответствии с требованиями; • Оперирование руководством по эксплуатации оборудования работающего под давлением.

• Координирование, мониторинг и возглавление Документ-контроллеров в проекте Jack Up Drilling Rig. • Осуществленние массового перемещения проектной документации в систему электронного Документоборота IBIS* , создавая сопроводительный документ согласно распределительной матрице, выполняя цикл ПВА (Подготовка , проверка , утверждение),процесс IDC (Междисциплинарная Проверка) и т.д. • Выполнение массовой загрузки проектной документации в систему, в размере 1000, 2000 документов / чертежей единовременно. • Создание шаблонов для каждого типа документов, с целью их дальнейшего генерирования в системе документоборота. • Мониторинг и контроль надлежащего рабочего процесса в рамках внутренней системы документоборота , обеспечение наличия правильных версий/ревизий документов в нужном месте и время, в соответствии с корпоративными требованиями. • Выявление и обнаружение ошибок Системного программного обеспечения по контролю Документоборота,а также их исправление. Поддержка Связи с PCON (Project Control) - команда поддержки в Милане по устранению ошибок, урегулированию и модифицированию программного обеспечения. • Ведение клиентовского документационного регистра и обеспечение правильного хранения проектной документации (согласно группе, дисциплине, классу и типу). • Обеспечение связей и прослеживаемости информации между документами по средством облачных технологий; • Контроль корреспондении и ее регистрации в регистре. • Проверка процедур и документов отдела контроля качества для Проекта EPC 2,3 & 4 (Аджип ККО) на соответствие корпоративным требованиям, перед загрузкой в ИМИС * систему.

• Управление всей документацией по проекту Zhambyl Submersible Drilling Rig,; • Сортировка и передача проектных документов, пересылка, чертежей, CR(концессионные запросы), TQ(технические запросы); • Прием и распределение Документации по проекту Zhambyl Submersible Drilling Rig; • Создание сопроводительных документов в корпоративной системе управления документами; • Распределение чертежей AFC(Одобренных для строительства) согласно распределительной матрице, в соотвествии с требованиями проекта; • Консолидация комментариев на фазе IDC - Междисциплинарной Проверки. • Обеспечение распространения чертежей, в соответствии с номером ревизии. • Загрузка инженерных чертежей / спецификаций/ клиентовских документов в EDMS* системы; • Ведение регистров с использованием передовых электронных таблиц Excel. IBIS* Page (Единая Корпоративная Информационная Система “Page”). Целью Системы IBIS является изменить дизайн Информационно-Технологических процессов, процедур и решений на уровне Групп , используя комплексный подход , основанный на системе планирования ресурсов предприятия ( SAP R / 3) и интегрирован системами лучших вертикальных решений. IMIS*(Project Master Information Store) - Это информационная база данных по проектам (данные и документы).IMIS позволяет осуществлять безучастный обмен данными между сторонами по средством общего интерфейса, форматов, стандартов, и баз данных. DAMS (Document Archiving Management System) - Система по Управлению и Хранению Документации.