• Ведение всей корреспонденции импортных / экспортных поставок • Ведение учета импортируемых / экспортируемых очищенных грузов в соответствии с процедурой обработки • Предоставление инструкций / передача документов декларанту для проверки / расчета • Подготовка необходимых технических описаний по согласованию с клиентом • Информация клиенту о результатах проверки / расчете по отправке тарифов / контролю для получения одобрения запрашиваемых документов • Контроль получения всей необходимой документации для оформления / инструкций, контроль своевременного предоставления от клиента. • Контроль о статусе прибытия груза/предоставление соответствующей информации брокерам / транспортному отделу. • Предоставление клиенту информации об истечении срока действия, продления краткой декларации / своевременное получение инструкций от клиента / предоставление данных инструкций брокеру. • Подготовка документов для оформления (пояснительные письма, технические описания и тд.) • Хранение всех технических описаний в базе данных • Контроль статуса груза / возможности его подачи, передача информации о статусе клиенту • Подготовка оригинального пакета документов / актов приемки • Правильный контроль внутренней координации • Предоставление отчета владельца карты еженедельно • Контроль за своевременным предоставлением работ для закрытия. Передача работ для выставления счетов с полным комплектом документов, подготовка инструкций по выставлению счетов для бухгалтерии. • Ведение отчетов по выпущенным декларациям, товарам и тд • Получение и обработка контракта. (РО); • Проверка отгрузочных/сопроводительных документов, накладных итд; • Контроль своевременной доставки груза, как до Актау, так и до месторождения; • По прибытию груза проверка сопроводительных документов; • Контроль получения всех необходимых документов для таможенной очистки груза (сертификаты, различные разрешительные документы итд.); • Получение и проверка деклараций; • Уведомление специалистов по закупке/конечных пользователей/склада о прибытии/доставке груза и предоставление всех финальных документов; • В случае если материалы попали под сертификацию уведомлять всех о выпуске материалов под условным выпуском и, что материалами нельзя пользоваться до завершения процесса получения сертификации и получения сертификатов/КДТ и закрытии условного выпуска; • Отслеживать процесс закрытия условного выпуска.

• Эффективно самостоятельно работать в кротчайшие сроки. Уверенный пользователь ПК (Linux, Windows, Excel, Word, databeses, ERP, Intranet Company“s programms.) • Подготовка еженедельных и ежемесячных отчетов клиентам (по проектам Шлюмберже) • Выполнять задания соблюдая инструкции и в соответствии с руководством компании • Информировать клиентов о результатах проверки/ калькуляции согласно ставкам/ получение одобрения и дальнейший контроль. • Контроль за получением всей необходимой документации для таможенной очистки, а также своевременно уведомлять и предоставлять ответственным лицам • Контроль прибытия груза / предоставление корректной информации брокерам/ транспортному департаменту / декларантам и тд. • Контроль статуса груза / способствовать выпуску груза. • Доставка груза на базу клиента после таможенной очистки • Подготовка и сбор полного пакета для выставления, подготовка инструкций по финальному выставлению. Работа в программе ЕRP после подтверждения внесение расходов в систему . • Закрывать работы в системе компании

• Выписка билетов согласно заявкам • Разработка документов и презентаций компании • Работать с командирской почтой • Работать с поставщиками сотовой связи • Бронировать гостиницу, производить онлайн регистрацию • Отправка и получение почты курьером • Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию • Регистрировать входящие счета-фактуры • Своевременно закупать необходимое для компании • Заполнять формы заявок • Сканировать документы • Организовывать трансфер • Следить за оргтехникой • Заказывать визитки • Отправлять возвратные экземпляры поставщикам • Создавать официальные письма для клиентов и тд. • Осуществлять перевод документов компании • Заполнять опросники, таблицы для получения вендорного номера. • Устный переводчик Директора на собраниях, встречах, и тд. • Следить за офисом • Работать с поставщиками • Сбор и оформление документов сотрудников для работы на проекте Ерсая • Разработка документа системы менеджмента в компании

• Квотировать согласно запросов клиентов • Присвоение порядкового номера квоте через сейлс форс • Создавать новые экаунты • Делать скидки и делать ревизию квот • Работать с ПО и другими документами • Работа с подрядчиками (сервис) • Проверка контрактов на соответствие, подготовка к подписанию • Работа с брокерами согласно таможенной очистки и тд • Выполнять всю административную работу; • Участвовать, а также готовить всю документацию по пред квалификации компании; • Готовить все официальные письма клиентам, подрядчика и тд; • Координировать груз до базы клиента; • Подготовка ТТН, Сборочного листа, Упаковочного листа; • Координировать водителя до получения груза клиентом; • Своевременно предоставлять все необходимые сертификаты и документы клиентам по той или иной отправке; • Мониторить проводимые тендера; • Готовить документы для участия в тендерах; • Проводить анализ цен на товар купленный, для дальнейшего сравнения при последующих закупках; • Организовывать своевременную оплату от клиентов за купленный товар; • Обеспечивать необходимую помощь начальнику, выполнять поручения; • Делать запрос на покупку недостающего материал; • Вести сток товаров на кол-во имеющееся; • Вовремя запрашивать товар, если на складе кол-во меньше чем запросов от клиентов; • Участвовать в процессе от получения запроса клиента до его оплаты.

• Взаимодействовать с подрядными организациями-поставщиками, оформлять договора; • Проводить анализ цен закупаемых товаров; • Организовывать и контролировать своевременную оплату счетов на закупку товаров; • Обеспечивать необходимую помощь в проведении общекорпоративных мероприятий; • Расценивать поступающие заявки и уточнять параметры • Своевременно и качественно выполнять заявки на закупку • Принимать участие в расчетах нормативов производственных запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях и т.д.). • Осуществлять поиск поставщиков, ориентируясь на качество предлагаемых материально-технических ресурсов, цену, сроки поставок, благоприятные условия поставок. • Развивать отношения с поставщиками, анализировать их производственные и финансовые возможности, изучать возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов. • Обеспечивать доставку материальных ресурсов от поставщиков и продавцов в соответствии с предусмотренными в договорах условиями и сроками. • Периодически оценивать условия действующих договоров на предмет качества исполнения обязательств поставщиками для принятия решений о поиске новых поставщиков, изменению схем работы с поставщиками. • Разрабатывать предложения по замене дорогостоящих материально-технических ресурсов более доступными по цене и возможностям приобретения, но в то же время точно отвечающими требованиям по качеству.

• Проверка документов на правильность заполнения, проверка всех входящих счетов от подрядчиков • Выпуск счетов на оплату клиентам • Ежедневный отчет о проделанной работе • Выпуск кредит нот в случае необходимости для сторнирования неправильного счета или же изменённого • Обновлять базу данных в программах • Заполнять все необходимые журналы, а также вести учет подписанных актов • Ежедневно работать с такими программами как:IPW (индексирование счетов), O&G (база данных), SAP(выставление исходящих счетов, набор счетов, и тд), XCP(учет всей документации, всех бэкапов, инвойсов), E-file, FOS(выставление счетов с учетом кодов налогов). • Делать копии оригиналов документов и архивировать их • (выпуск инвойсов, поверка входящих счетов от клиентов-неризидентов за международную транспортировку и другие услуги на предмет соответствия требованиям казахстанскому налоговому законадательству, подготовка соответствующих документов к счетам, подготовка еженедельных отчетов,SAP система ;подсчет операционных расходов; проведение затрат по международным перевозкам через оффшорный центр и т.д.)

• Заказ билетов по формам • Бронирование гостиницы для сотрудников • Отправка и прием корреспонденции (почта) • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, отправка факса • Регистрировать входящие счета, вести учет • Своевременно заказывать канцелярские товары и необходимое для офиса • Заполнение фирменных бланков и заявок (исходящих) • Сканировать документы • Организовывать трансфер для сотрудников в черте города и вне. • Покупка и заправка картриджей • Заказ визиток • Отправка возвратных счетов • Делать таблицу отпусков для штатных сотрудников • Заполнение табеля учета рабочего времени сотрудников • Делать приказы всех видов (отпуск, найм, увольнение, инвентаризация и тд) • Регистрация контрактов • Регистрировать иностранцев • Делать справки (должностные, заработные и тд) • Проводить инвентаризацию • Архивировать документы • Своевременно проходить онлайн тренинги: Integrated Management System, Panalpina’s Core Values, Anti Corruption, Fair Competition, Code of Conduct & Anti Bribery, Panalpina Introduction, Security Awareness, Office safety, Email Etiquette, Trade regulations, Pangreen, Free Competition, International Trade, Safety at the Warehouse Workplaceetc.

• Выписка билетов через авиа агентства по заявке • Бронирование гостиниц • Организация медосмотров в Интертиче • Организация тренингов по безопасности, таких как курсы по сероводороду, BOSIET • Следить за заполнением и наличием рабочих, а также ежедневно делать табель учета персонала. • Отправлять и получать почту через курьерскую службу • Отправлять и получать почту через Казпочту • Регистрировать входящие и исходящие письма, факсы, заявки • Регистрировать все входящие счет фактуры • Своевременно заказывать хозяйственные товары, продукты и тд • Оформлять заявки на закупку, медосмотры, тренинги, заказы • Заполнять авиа, гостиничные накладные • Обновлять контактный лист, таблицу тренингов • Сканировать документы • Организовывать транспорт с и в аэропорт, информировать водителей, в случае их занятости заказывать такси • Покупка и замена картриджей • Заказывать визитные карточки • Заказывать, оформлять заявку для слива отходов • Отправлять возвратные экземпляры счет фактур по адресам • Делать отчет о затратах водителей

• Контроль допуска персонала; • Прием заявок от прямых подрядчиков МСС; • Оформление и направление заявок в учебный центр МСС; • Направление заявок в службу безопасности; • Ведение учета персонала, удаленного с проекта МСС за нарушения; • Выполнение технических функций по изготовлению пропусков; • Фотографирование новых работников и обработка новых файлов с изображениями; • От имени МСС направление руководству Заказчика на одобрение списки на английском языке новых работников; • Ведение переписки с Заказчиком на английском языке по контролю и учету движения пропусков; • Управление электронной базой данных Заказчика на английском языке; • Выдача пропусков персоналу; • Ежемесячно составление отчетов по движению пропусков (учет выдачи и возврат) • Работа и постоянная связь с представителями подрядных организаций; • Выполнение широкого круга офисных обязанностей и функций, включая: перевод документации, телефонные звонки, отправка писем и многое другое.