- встреча гостей - отчеты по организациям - выкуп билетов и гостиниц - скан, ксерокс, подготовка учредительных документов - введение календаря генерального директора - помощь с оформлением документов - подготовка заседаний - исполнение поручений генерального директора - ведение деловой переписки - подготовка счетов на оплату - курирование и контроль исполнения поручений генерального директора - организация деловых поездок и командировок - ведение документации по личному составу - работа с курьерскими службами, почта, Яндекс такси, аренда - закуп канцелярии и прочих продуктов в офис - взаимодействия с клинингом - пропускная система - Своевременное информирование сотрудников управления о поставленных руководством задачах - организовать своевременную и качественную работу офиса(работа с IT специалистом)

- Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами - Организация рабочего места руководителя - Контроль исполнения поручений руководителя - Организация и ведение документооборота - Прием посетителей и гостей - Составление договоров о закупках товаров и услуг - Осуществление закупок товаров и услуг - Взаимодействие с бухгалтерией для согласования и передачи бухгалтерских документов - Прием и обработка входящих звонков, писем и запросов, осуществление исходящих звонков - Организация командировок или поездок, бронирование отелей и билетов, оформление виз и страховых полисов - Разработка планировок и оптимизация использования пространства помещений - Организация встреч с клиентами и партнерами - Учет рабочего времени сотрудников, включая отработанные часы, переработки, отгулы и отпуска - Подготовка кадровых документов, личных карточек, штатных расписаний, трудовых договоров и приказов - Подписание первичных учетных документов - Техническое обеспечение работы офиса или иного помещения: закупка техники, заправка принтеров и настройка оборудования - Хозяйственное обеспечение работы офиса: закупка канцтоваров и хозтоваров, проверка их наличия и распределение между сотрудниками - Продовольственное обеспечение работы офиса или иного помещения: закупка воды и продуктов питания, контроль наличия еды и воды - Техническое обеспечение мероприятий: подготовка помещений, закупка техники, еды и необходимого инвентаря - Организация и проведение корпоративных мероприятий - Оформление курьерских отправок, взаимодействие с почтой и курьерскими службами, организация корреспонденции - Ведение отчетности по расходованию бюджета на хозяйственные нужды - Организация процесса обмена конфиденциальной информацией

- подбор персонала - обучение персонала - повышение квалификации и эффективности работы - подготовка к встрече с руководителем организации - мобилизовывать человеческие ресурсы вокруг стратегических целей и формировать продуктивную атмосферу в организации

Инспектор отдела кадров с функциями офис менеджера 1. Прием и регистрация телефонных звонков; 2. Обеспечение документооборота: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов, распределение между работниками Товарищества; 3. Подготовка проектов писем, служебных записок, запросов и других документов, касающихся деятельности Товарищества; 4. Подготовка к совещаниям и заседаниям, проводимые Руководством Товарищества (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); 5. Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу, закуп продуктов; 6. Экспертиза внутренней документации (служебных записок, исходящих писем, внутренних отчетов для Руководства) на соответствие внутренним стандартам Товарищества; 7. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офиса (составление заявок по закупу продуктов, канцелярии, хоз. товаров); 8. Формирование почтовых отправлений и вызов курьера (прием заявок и разработка графика); 9. Организация командировок работников: составление приказов на командирование, оформление командировок, заказ авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы, проведение отметки в табеле учета рабочего времени; 10. Регистрация приказов по основной деятельности, ознакомление и доведения их до сведения работников Товарищества и отслеживание их исполнений; 11. Ведение учета рабочего времени в Табеле; 12. Оформление вновь принятых работников (документы на прием и оформление трудовых отношений); 13. Обзвон кандидатов по резюме; 14. Выполнение поручений Руководства и взаимодействие со всеми структурными подразделениями. 15. Сдача табеля, составление распоряжений и приказов, договоров для вновь принятых работников. 16. Ведение воинского учёта. 17. Помощь и поддержка Производства и Офиса. 18. Контроль за офисом. 19. Адаптация новых сотрудников. 20. Проведение экзамена рабочего персонала по ОТ и ТБ

Входящая и исходящая корреспонденция, тендер, поручение Ген. Директора, проверка табеля, проект писем, приказы, заказ, приём и отправка товара, отчёт по табелям. Руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса. Прием – передача, отправка ТМЦ (форменная одежда, прочие ТМЦ) Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов. Прием отправка корреспонденции Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных. Подготовка тендерной документаций Прочие поручения Генерального директора

Работа с иностранными клиентами, переписка, работа с рабочим персоналом, учет времени сотрудников, работа с договорами, поиск сотрудников, прием их на работу, увольнение, перевод письменный(англо-рус), помощь генеральному директору, контроль уборщицы, дворника и охранника, входящие и исходящие письма, регистрация писем, предоставление ген. директору на подпись документы, приказы, опись личных дел, архивирование документов. подготовка служебных материалов, прием поступающей корреспонденции (курьерская почта и т.д), копировально-множительные работы по поручению директора, отправка документов, заказ воды, работа с агро. техникой, прием и регистрация документов в соответствии с принятым в компании порядком и передача ее в подразделения или конкретным исполнителям, заказ авиа- и жд билеты, бронь гостиниц, организация обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, координировала и контролировала работу водителя, контролировала за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывала специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

Делопроизводство. Деловая переписка. Работа с 1 С. Формирование и подписание договоров. личные поручения руководства. регистрация, учет, хранение, архивирование документов. подготовка служебных материалов и ведение базы данных, регистрация, учет, хранение, архивирование документов. подготовка служебных материалов и ведение базы данных, прием поступающей корреспонденции (курьерская почта и т.д), регистрация в соответствии с принятым в компании порядком и передача ее в подразделения или конкретным исполнителям, подготовка коммерческий предложений, отправка fax, копировально-множительные работы по поручению директора, оправка документов, личные поручения директора компании т.е. отплата за коммунальные услуги, покупка чай-кофе.

Проведение необходимых встреч и переговоров с клиентами с целью выяснения пожеланий, требований, состав участников и для утверждения программы мероприятия. Обеспечение необходимой устной и письменной информацией и консультирование клиентов. Осуществление поиск наиболее выгодных по стоимости, срокам и качеству обслуживания организации, оказывающих услуги по развлечению и обслуживанию клиентов (предоставление необходимого оборудования для проведения конференций и семинаров, культурно-экскурсионное обслуживание, питание, проживание, транспортные услуги, концертные программы и т. д.). Установление контактов с организациями, оказывающими услуги, необходимые для выполнения проектов; согласовывает с ними основные условия договоров на предоставление услуг и обеспечивает их заключение. Отслеживание современных тенденции и нововведений по организации корпоративных мероприятий и событий. Ведение статистику организованных мероприятий и подготовка аналитических справок и отчеты по проектам.