• Responsible for all document control issues on numerous projects including: o TCO Pressure Drop Reduction Trunkline project, o Tube Bundles Upgrade project. • Coordinated and recorded correspondence with the client regarding Proposals, Service Orders, Change Orders, Commercial Letters, and Amendments. • Assist in project closure by checking the Clients report against the project data base and reporting any discrepancies to the Project Engineer. Once the report is approved it is used by the discipline engineers to prepare documents for final revision (As Built, Final Issue Approved, Approved for Construction, Cancelled, etc). • Upon project completion, undertake all required actions for closing the project and for copying all information from the data base in order to place onto disks and for filing into archive. • Distributed all project documentation received from the Suppliers to the responsible engineers in accordance with the approved distribution matrix for the project. • Collect all required reference specifications, standards and drawings for the job packs. • Developed procedures using Microsoft Word for the training and development of new document control assistants. Provided assistance and guidance to new starters when required. • Worked/corresponded with equipment vendors including: o Atlas Copco Compressors Ltd, o BYELKAMIT, o Calder Ltd, o CAPITAL VALVES, o Emerson, o ENERSUL, o Gateway Ventures, o Honeywell, o KISCO Ltd, o SKEMA SPA, o SULZER, o Tyco Thermal Controls N.V., o Xomox, o Bradgate, o NCE Switchgear. • Provided extract reports (sorted and filtered as required in Excel) to project and discipline engineers of information downloaded from the Encompass data base. • Helped explain to local and foreign managers and discipline engineers the rules, standards and procedures for the correct issue of documents to the client, etc. • Participated in periodic paper and electronic archive documents audits. • Registered all incoming and outgoing correspondence in relevant folders in the Company mail box and in the appropriate project folders. • Monitored engineers to ensure that all comments in documents have been addressed on time and sent back to the client. • Provide all standards, drawings and project information to engineers when requested verbally or in writing. • Controlled the correct registration of all issued documents, including the review of titles of the documents, document numbers, and equipment tag numbers, etc. Helped to ensure drawing comments for input into the data base were provided on time. • Provided all necessary documents and drawings to the client's managers for 30%, 60% and 90% Design Reviews. • Registered all new employees in the appropriate Excel, Access and Encompass databases. Recorded names, positions and create initials. • Open the relative folders in the database for all new projects. • Upon receipt of updated/new standards/specifications from the client, ensured the timely distributing as per the distribution matrix and inputted the data (numbers, titles, revisions) into the database for convenient searches in the future. • Ensured that the storing of data was in accordance with the approved company nomenclature. • Assisted with discussions between local and foreign engineers by providing verbal and written translation. • Translated various documents including HSE Design Criteria and Instrument Engineers correspondence. • Был ответственен за выпуск всей документации по многочисленным проектам, включая: o ТШО Снижение перепада давления в магистральном трубопроводе o ТШО Модернизация трубных пучков • Координировал и регистрировал следующую корреспонденцию с клиентом: Предложения о заключение контрактов, Заявки на оказание услуг, Заявки на внесение изменений, Коммерческие Письма, Изменения к Контрактам. • При получении от клиента отчётов о закрытие проектов, сверял со своей базой и при несовпадении отправлял данные к проектному инженеру, после одобрения проектный инженер посылал инженерам для подготовки документации на финальные ревизии As Built, Final Issue Approved, Approved for Construction, Cancelled. • После окончания проекта закрывал проектные папки, а всю проектную информацию из базы переписывал на диск и складывал в архив. • Выпускал передаточные ведомости и распределял проектную документацию от Поставщиков по внутренней матрице компании к ответственным инженерам, работающим на проекте. • Для рабочих пакетов собирал все необходимые ссылочные спецификации/стандарты/чертежи, сверял ревизии всех документов. • Создал пошаговую инструкцию в Уорде по выпуску документов в базе данных для новичков ассистентов-делопроизводителей. Помогал им в приобретении необходимого опыта в использовании баз данных. • Работал и переписывался со следующими поставщиками оборудования: o Atlas Copco Compressors Ltd, o BYELKAMIT, o Calder Ltd, o CAPITAL VALVES, o Emerson, o ENERSUL, o Gateway Ventures, o Honeywell, o KISCO Ltd, o SKEMA SPA, o SULZER, o Tyco Thermal Controls N.V., o Xomox, o Bradgate, o NCE Switchgear. • Составлял отчёты из базы данных Encompass в Excel по просьбе Проектных инженеров (сортировал и делал фильтрацию внутри отчёта). • Часто контактировал с местными и иностранными управляющими и инженерами, объяснял им правила, стандарты и процедуры по выпуску документов к клиенту. • Участвовал в проведении периодических аудитов бумажного и электронного архивов документации. • Регистрировал всю входящую и исходящую переписку в соответствующих папках в почтовом ящике и в проектных папках. • Проверял, чтобы инженеры вовремя вносили комментарии в документы и отправляли обратно к клиенту. • При запросах от инженеров предоставлял всю необходимую информацию устно и письменно, а именно насчёт стандартов, чертежей и проектной информации. • Следил за правильной регистрацией и сроками всех документов, получением комментариев от клиента и регистрации их в базе данных, а также проверял названия документов, номера документов, номера ярлыков на оборудование и т.д. Следил, чтобы комментарии на чертежи были во время внесены в базу данных. • При частичном завершении проектов предоставлял необходимые документы и чертежи (Design Review/Обзор Проекта 30%, 60%, 90%) проектным инженерам клиента. • С приходом новых людей в компанию вёл учёт имён, должностей в журнале регистрации в Excel, Access и базе данных Encompass, выдавал инициалы. • При появлении новых проектов открывал соответствующую папку в базе данных. • При получении обновлённых или новых стандартов/спецификаций от клиента следил за своевременным распределением их внутри компании и вносил в реестр все данные (номера, названия, ревизии) для удобного поиска в дальнейшем. • Обеспечивал хранение данных в соответствии с утверждённой номенклатурой компании. • Помогал и переводил обсуждения местных инженеров с иностранными инженерами • Переводил различные документы, такие как Критерии проектирования по ОТ,ТБ и ООС, а также переписку между инженерами КиП.