- Взаимодействие и поддержка коммуникации со всеми сторонами, вовлеченными в процесс строительства: Центром информационного управления ТШО (IMC), службами контроля технической и строительной документации (DCC) деловых партнеров, деловыми партнерами, производственными подразделениями и т.д. - Контроль/ведение/обновление/утверждение готовых пакетов исполнительно-технической документации. - Получение от IMC и рассылка пакетов документации на выполнение работ (Job Packs), дополнительных и/или обновленных строительных чертежей подрядчикам по проекту FGP Conversion, специалистам по строительству, инженерам по приемо-сдаточным операциям (Turnover Engineers) и другим заинтересованным лицам. - Прием, проверка, отправка изменений чертежей для сканирования и обновления в IMC. - Обеспечение надлежащего хранения исполнительных чертежей. - Сбор исполнительно-технической документации (контрольных списков, актов, форм и т.д.) в групповые папки и их хранение для полной передачи в архив. - Поддержка коммуникации с деловыми партнерами в целях устранения несоответствий в исполнительно-технической документации. - Поддержка коммуникации с деловыми партнерами в целях ускорения передачи исполнительно-технической документации. - Обновление информации в базах данных приемо-сдаточной документации и папках проектов. - Оказание поддержки и консультация деловых партнеров/специалистов ТШО по строительству по всем аспектам, связанным с обеспечением полноты исполнительно-технической документации. - Оформление сопроводительных документов для приемо-сдаточной документации. - Прием и проверка исполнительно-технической документации.

- Работа с руководителем службы DCC, обеспечение точности всей выпускаемой проектной документации - Разработка и внедрение системы, направленной на обеспечение качества выпускаемой документации - Обеспечение непрерывной реализации и соблюдения ранее утвержденных методов и, по возможности, внедрение новых технологий, методов и систем - Контроль нумерации, валидация, верификация всей документации, включая проверку нумерации, изменений, статуса, формата, названий и удобочитаемости - Обновление файлов документации в соответствии с новыми версиями документов в рамках проектной процедуры и обработка запросов, касающихся документации - Загрузка документов в систему eB - Подготовка внутренней и внешней сопроводительной документации - Обновление документации и файлов в соответствии с процедурой DCC - Управление функцией контроля рассылки документации для обеспечения надлежащего контроля всех полученных документов и чертежей и их сохранения в мастер-записях в соответствии с матрицей рассылки. - Обработка запросов, связанных с нумерацией документов, чертежей и тэгов

- Ответственность за своевременное предоставление соответствующей информации всем участникам, работающим над проектом - Реализация методов рассылки, контроля, мониторинга, архивирования и отчетности в приоритетном порядке - Оказание помощи руководителю службы DCC в ведении всей проектной документации, включая документацию, поступающую от проектных организаций, строительных подрядчиков и поставщиков - Ответственность за проведение обучения проектной группы, а также за разработку конкретных процедур и учебных материалов для проекта, если возникнет такая необходимость - Получение подтверждений, касающихся электронных файлов проекта, направленных по электронной почте от внешних подрядчиков и поставщиков - Ведение электронных и бумажных копий папок для проектов в соответствии с файловым индексом - Хранение последней версии всех проектных документов (печатных копий) в соответствии с файловым индексом и тэгами проекта - Оказание технической поддержки проектным инженерам - Печать, сканирование чертежей и документов - Предоставление подрядчикам полных пакетов строительной документации - Выдача документов с различными статусами: IFRC, AFI, AFD, IFI, "Отменено", "закрыто" и т.д. - Обработка запросов, касающихся тэгов, присвоения номеров документам и чертежам в соответствии со стандартами ТШО - Ответственность за реализацию и внедрение процедур, спецификаций и рабочих инструкций по правильному и своевременному размещению соответствующей информации с целью уведомления всех участников, работающих над проектом - Реализация методов рассылки, контроля, мониторинга, архивирования и отчетности в приоритетном порядке - Оказание помощи руководителю службы DCC в ведении всей проектной документации, включая документацию, поступающую от проектных организаций и поставщиков - Устранение задержек с оформлением документов - Обеспечение непрерывной реализации и соблюдения ранее утвержденных методов и, по возможности, внедрение новых технологий, методов и систем на этапах проектирования, закупок и строительства - Специалист по контролю документации (DCC Specialist) по мере необходимости предоставляет проектной группе информацию о состоянии проекта для использования в различных отчетах - Специалист также играет важную роль в оформлении соответствующей информации о проекте и передаче технологической документации ответственному лицу, как указано в - Реестре проектной документации и в государственных стандартах и нормативах - Регистрация/мониторинг документации поставщиков

- Поддержка текущих бизнес–процессов проектной группы в области ИТ и управления персоналом, администрирования, транспортировки и закупок - Координация деятельности с административным персоналом - Обеспечение логистической поддержки проектной группы, посетителей, включая организацию перелетов/движения наземного транспорта (автобус/поезд/dash8/такси и т.д.), размещение (поселки TCOV/SV/COCR/Бирлик/ATH/отели через систему i-logistic и т.д.) - Организация работы офиса - Получение разрешений на заполнение формы BPG, создание CAI, регистрацию на обучение - Организация командировок (автобус/поезд/такси/dash8, проживание и т.д.) - Встреча и приветствие новичков, посетителей - Организация встреч для персонала проекта и подготовка конференц-залов в специально отведенных местах - Организация прохода через ворота и обеспечение выполнения логистических требований - Оказание поддержки персоналу, начиная от приема на работу и заканчивая увольнением - Проверка и заполнение инвойсов (фактур), актов и табелей организаций/ТШО в системе JDE 1 - Организация проектных конференций, мероприятий, тимбилдингов и т.д. - Работа с системами I Logistics system / JDE 1 - Разработка и отслеживание графика заступления на вахту персонала - Поддержка коммуникации с центром обучения, регистрация на курсы обучения - ИТ-поддержка - Организация доступа к объектам ТШО - Пояснение требований к СИЗ новичкам, посетителям - Координация офисного обслуживания (техническое обслуживание, уборка комнат, кейтеринг, контроль канцелярских принадлежностей и мебели) - Заказ канцелярских принадлежностей, дверных табличек, передача ключей от офиса, заказы визитных карточек - Обновление списка APL для утверждающих сотрудников в зависимости от объекта - Ежедневная отправка/получение писем/корреспонденции - Выдача/перераспределение средств радиосвязи - Общая административная поддержка - Другие задачи, поступающие от вышестоящего руководителя

Ассистент по работе с клиентами

Ассистент по административным вопросам

Секретарь-ресепшионист