Обеспечиваю хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений университета. • Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ. • Обеспечивает подразделения университета мебелью, хозяйственным инвентарем, осуществляет наблюдение за их сохранность и проведением своевременного ремонта. • Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей. • Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке помещений университета и прилегающей территории, праздничному оформлению помещений. • Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря. • Организует хранение, обеспечивает сохранность инвентаря и прочего имущества университета. • Производит инвентаризацию, списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов. • Обеспечивает работников университета расходными материалами к хозяйственной технике, предметами хозяйственного обихода, спецодеждой, инструментами. • Следит за санитарным состоянием и противопожарной безопасности студенческого общежития.

Обеспечиваю подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами). Прием денежных средств от покупателей; Работа с кассовым аппаратом; Помощь покупателям в выборе товара, консультирование покупателей; Оформляю необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги. Осуществляю контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям. Обеспечиваю чистоту и порядок в помещениях офиса. Осуществляю контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе. Устанавливаю контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ. Обеспечиваю надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. Организую заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта. Организую делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. Организую эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.). Подготавливаю материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. Веду учет посетителей. Принимаю меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Выполняю отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. Подготавливаю офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.). В задачи входят: оперативно-техническое руководство обеспечение доступа в сеть; обеспечение функционирования основных сетевых сервисов e-mail и др.); обеспечение взаимодействия с другими сетями передачи данных; общее руководство административной группой сети (техническим администратором, администратором домена, е-mail — администратором и т.д.);

Ответственный секретарь приемной комиссии осуществляла оперативное руководство приемной комиссией Университета, организует и контролирует ее работу и делопроизводство; 2. Готовила проекты приказов, касающиеся организации и проведения приема, а также проекты материалов, регламентирующих работу приемной комиссии; 3. Готовила проекты плана работы и графика работы приемной комиссии; 4. Контролировала правильность оформления документов поступающих и ведение регистрационных журналов; 5. Организовала подготовку бланков документации приемной комиссии. 6. Проводила прием граждан, давала ответы на письма по вопросам поступления в вуз; 7. Организовывала профориентационную и рекламную работу приемной комиссии. Руководит работой приемной комиссии по учету и статистике; 8. По поручению председателя приемной комиссии организовала тиражирование экзаменационных материалов в необходимых количествах; 9. Организовывала проведение вступительных испытаний, консультаций и апелляций; 10. Участвовала в организации и проведении «Дней открытых дверей в Университет», олимпиад (в случае их проведения); 11. Организовывала отчетность приемной комиссии перед Ученым советом Университета; Ученый секретарь совета факультета (института) исполняет следующие обязанности: 1. Осуществляла подготовку планов работы диссертационного совета факультета (института). 2. Контролировала выполнение принятых диссертационным советом факультета (института) решений. 3. Обеспечивала организационную и техническую подготовку заседаний диссертационного совета факультета (института). 4. Вела документацию диссертационного совета факультета (института), подготавливает на соискателей ученых званий представления, протоколы заседаний и решений диссертационного совета факультета (института), проекты приказов образовательного учреждения, аттестационные дела. 5. Оформляет необходимые протоколы заседаний, решений совета факультета (института), проекты приказов руководителя образовательного учреждения для дальнейшего представления их в ученый совет образовательного учреждения.

Подготавливала проекты графиков учебного процесса и графиков учебных занятий на учебный год магистратуры (в соответствии с рабочими учебными планами); проверяла соблюдение расписания учебных занятий ,экзаменационных сессий, государственной итоговой аттестации по программе магистратуры; -обеспечивала своевременное составление установленной отчетной документации; готовила проекты приказов , распоряжения, касающиеся организации учебной и методической работы магистратуры, по составу магистрантов;Обеспечивала консультацией слушателей и преподавателей, составляя графики учебы. Организовала кофе-брейки для слушателей а так же преподавателей.

Выполнение поручений и заданий, полученных от начальника. • Информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п.; • Ведение деловой переписки руководителя; • Доведение до начальника любых производственных проблем, случаи несоблюдения профессиональной этики или других нарушений процедур или злоупотреблений. • Подготовка заседаний, советов, совещаний, проводимых руководителем, формализация итогов проведения деловых встреч/переговоров; • Участие в переговорах, деловых встречах, приемах; сопровождение руководителя на встречах, в поездках и т.п.; • Организация и обеспечение деловых поездок и встреч (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, номеров отелей, трансфер; визовое сопровождение; регистрация участия в конференциях и семинарах; организация досуга); • Осуществление взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; получение в органах государственной власти и управления документов и информации по поручению руководителя; • Языковое сопровождение деловых переговоров и встреч; • Обеспечение сохранности и правильного использования материальных ценностей отдела (ксерокс, факс). • Обеспечение рабочего места начальника и отдела канцелярскими принадлежностями; ведение журнала учета и регистрации заявок от подразделений и контроль их выполнения. • Организация презентаций и протокольных мероприятий, представительская деятельность; • Доведение до начальника содержания сообщений и другой информации, поступившей в его отсутствие. • Оповещение работников о времени, месте и повестке дня заседаний, совещаний, проводимых начальником. • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. • Получение корреспонденции из канцелярии. • Ведение табеля учета рабочего времени работников отдела. • Административная поддержка руководителя; • Планирование рабочего дня руководителя, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей; • Подготовка отчетности о расходах; • Выполнение личных поручений руководителя.