Специалист по поддержке региональных офисов АО « Байер» г. Санкт-Петербург Обязанности: Прием телефонных звонков; Прием посетителей; Прием и отправка корреспонденции, работа в Еffice; Прием грузов и отправка их на склад хранения промо-материалов (по запросу от бизнеса); Выдача магнитных пропусков, контроль за работой СКУД, составление ежемесячных отчётов о посещаемости офиса сотрудниками, выдача и учет ключей от локеров; Контроль за работой оргтехники в офисах, составление заявок в IT- отдел в случае поломки, мониторинг их выполнения; Размещение заказов канцтоваров, хозтоваров и продуктов питания, а заказ и выдача картриджей для региональной ФАРМы; Первичный контроль правильности оформления закрывающих документов; Обработка массивных счетов; Мониторинг своевременной оплаты счетов; Сканирование и регистрация авансовых отчетов; Обработка авансовых отчетов сотрудников, включая подтверждение в бумажном виде авансовых отчетов, одобренных руководителями в электронном виде, а также досканирование авансовых отчётов в случае отклонения или корректировки линейными руководителями; Сканирование и регистрация счетов; Загрузка документов из ЭДО; Архивирование документов с экспертами; Ведение реестра Актов по экспертам; Поддержка руководителя по АХД по некоторым вопросам на время отпуска, болезни и пр.; Выполнение других поручений руководителя по АХД (в том числе во время мероприятий и кросс-функциональных проектах)

Навыки работы с Битрикс, Пайрус, 1С ERP, 1С HelpDesk, 1С Doc, Контур Доверенность, Контур Диадок, Контур EDI, Контур кабинет УЦ, личный кабинет Билайн/мегафон, почта Outlook\Yandex. 1. HelpDesk Прием и распределение заявок в техподдержку. Прием и распределение входящих звонков. Контроль общей почты Отдела. Составление деловых писем, ответов на запросы. Работа с конфиденциальной информацией, соблюдение делового этикета. Ведение календаря, организация и координация встреч и совещаний Подготовка проектов документов, писем, приказов, распоряжений, контроль подписания; Курирование и контроль командировок (покупка билетов, бронь гостиниц); 2. Администрирование ЭДО (СКБ Контур). Прием-отправка документов (курьеры, почта РФ). 3. Выпуск ЭЦП ФЛ. Выпуск МЧД от имени ЮЛ на ФЛ. 4. Администрирование и координация корпоративной связи. 5. Контроль и оплата счетов отдела. Ведение графика платежей. Помощь руководителю в планировании бюджета на год. 6. Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг и ТМЦ. Администрирование проектов: согласование договора, подписание. Контроль поступления и оплаты счетов, закрывающих документов. 7. Взаимодействие между подразделениями. Подготовка проектов документов, писем, приказов, распоряжений, контроль подписания. Составление деловых писем, ответов на запросы. Работа с конфиденциальной информацией, соблюдение делового этикета Администрирование проектов. Координация деятельности отдела, коммуникация со смежными отделами по рабочим задачам. 8. Отчеты Сбор данных, аналитика, отчетность. Учет поступления поручений руководителя и контроль сроков их исполнения. Учет затрат, файлы, таблицы, отчеты по конкретным запросам.

внутренний документооборот (создание приказов, отчетов по командировкам, служебных записок, заявки на проверку и внесение контрагентов в 1С DOC). Обеспечение жизнедеятельности офиса (чай, кофе, вода, СИЗы) , закупка канцелярии, хоз.нужд, рабочего инвентаря, мебели, ежегодное обслуживание кондиционеров/кулеров, взаимодействие с курьерами и уборщицами, и прочее, что необходимо для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции. Личные поручения руководителя (отчеты в Excel, закупка сувенирной продукции, оформление и регистрация командировок, поиск поставщиков, помощь в организации корпоративных банкетах и прочее). Прием, перераспределение, отправка корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма(взаимодействие с курьерами, почтой россии) ; Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление всего коллектива с распоряжениями и уставными документами; Прием и распределение входящих звонков. Уверенный пользователь microsoft office, Excel, Internet, 1C ERP и 1C DOC. В данный момент моя должность подразумевает универсальность, самоорганизацию, умение наладить дружеский контакт в любой ситуации. Помимо перечисленных обязанностей, по распоряжению директора, я заменяю на время отсутствия бухгалтера-кассира, оператора 1С(отпуска и больничные).

Холодные звонки, умение пользоваться системой "скорозвон", приём входящих звонков. Ведение проекта по созданию сайта:звонок/встреча, обсуждение тз и стоимости проекта, составление договора, распределение задач сотрудникам, согласование макета/доработок, сдача готового проекта, контроль оплат. Организация работы офиса:приём корреспонденции, распределение писем, вода/печеньки, взаимодействие с отделом аренды, подписание и отправка актов и счетов по Эл. Почте и Почте России. Выполнение личных поручений руководства. Мой руководитель даст рекомендации, если требуется.

Преимущественно работа велась с пенсионерами. Обязанности не пересчесть:от открытия/закрытия точки до ревизий, от консультаций до ведения счетов и тд.

Составление договоров, оформление банковских документов, работа с клиентами, проведение презентаций, ведение отчетности по продажам, контроль отгрузки товара клиентам, выяснение потребностей клиента в продукции реализуемой компанией и согласование заказа с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента.

Сервировка стола в соответствии с установленными стандартами. Контроль за чистотой, состоянием и комплектностью приборов, посуды и скатертями и салфетками. Замена скатертей и салфеток по мере их загрязнения. Поддержание чистоту в зале. Знание меню и изучение изменений в меню, знание основных и сезонных блюд и напитков, предлагаемых гостям. Консультирование гостей ресторана об особенностях блюд и напитков. Оказание помощи при составлении заказа. Консультирование по времени приготовления блюд. Прием заказов от клиента ресторана, оформление в R-Keeper. Подача блюд и напитков согласно установленным правилам обслуживания. Принятие мер по разрешению проблем, возникших у клиента ( в рамках своей компетенции). Подача заказанных блюд гостям. Предоставление счета гостям. Получение и контроль оплаты по счетам. Осуществление руководства над помощником официанта. Оформление зала и сервировка столов для различных мероприятий. Участие в ежемесячном переучете посуды.

исходящие звонки по холодной БД; предоставление информации по продуктам и услугам компании; документальное оформление заявок и заказов; подготовка отчетов о выполненной работе.

Открытие салона, запись клиентов, общение с клиентами (встреча, обслуживание, предварительная запись по телефону) и сопровождение их на процедуры, чай+кофе. Заказ продукции. Закупка журналов. Заказ одноразовой продукции, проведение инвентаризации. Выкладка товара на витрины, декор. Работа с кассой, терминалом, ведение документации, выполнение поручений руководства. Соблюдение дисциплины, контроль работы мастеров. Закрытие салона. А так же: Заказ продукции для салона, Составление графика мастеров, Подбор персонала, Проведение собеседования, Продажа продукции, Контроль работы персонала, Ведение документации, сдача отчетности за месяц, Решение конфликтных ситуаций.