* Обеспечение рабочих условий сотрудников компании (ГО); * Планирование офисного пространства, рабочих мест; * Оснащение рабочих мест сотрудников мебелью; * Оснащение офисных помещений кулерами и питьевой водой; * Контроль за работой внешних поставщиков услуг по уборке офиса и прилегающих территорий; по предоставлению питания сотрудников; * Обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями и пр. расходными материалами; * Управление бюджетом на обеспечение работы офиса

* Организация и координация работы в офисе: контроль за соблюдением порядка, за надлежащим состоянием офисного имущества, коммуникаций; при выявлении неисправностей вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. * Проведение инвентаризации офисного имущества совместно с финансовым отделом. * Координация работы по ведению делопроизводства и документооборота. * Формирование бюджета отдела и контроль за расходами, включая расходы на аренду офисов; подготовка предложений по оптимизации расходов. * Административная поддержка: заключение договоров аренды, контроль за расходами (офисные материалы, хоз. товары, другие офисные нужды). * Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг, заключение договоров. * Взаимодействие с арендодателем по вопросам заключения договора аренды, арендной и коммунальной платы. * Проведение тендеров по выбору поставщиков услуг и товаров, заключение договоров, контроль платежей. * Оказание визовой поддержки сотрудникам компании Ipsen Pharma (France). * Организационная поддержка во время проведения корпоративных мероприятий. * Координация вопросов перепланировки офисного пространства. * Оказание работникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем. * Выполнение иных обязанностей по поручению и согласованию с руководителем.

* Своевременное и качественное исполнение задач, поставленных руководителем; * Планирование, организация и координация рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров , заказ билетов, трансферов) , сбор и подготовка аналитических, информационных и иных материалов. * Осуществление подготовки необходимых документов, обеспечивающих финансово-хозяйственную деятельность Представительства: покупка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, организация визовой поддержки иностранных гостей, оформление командировок * Оформление приема на работу( подготовка всех необходимых документов для приема) * Составление и ведение табелей рабочего времени сотрудников офиса * Своевременная подготовка и сдача всей необходимой документации в HR отдел, бухгалтерию * Отслеживание поступления документов, корреспонденции и своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте) * Организация жизнедеятельности офиса ( закуп необходимых для офиса товаров, контроль за чистотой и порядком в офисе, за исправностью технических средств оснащения офиса). * Организация проведения совещаний для сотрудников компании: аренда конференц- залов, питания , проживания, трансферов

* Координирование работы сотрудников Административного департамента: Уборщиц, Секретарей и Водителей; * Организация заказа, бронирования и доставки в офис авиа, ж/д и автобусных билетов для работников Работодателя путем привлечения соответствующих специализированных фирм и агентств на договорной основе; * Организация работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства и актами Работодателя). Ведение документооборота Работодателя; * Организация встреч, приема, обслуживания визитеров, гостей, делегаций, Клиентов и Партнеров Работодателя; внесения данных визитных карточек в систему CRM и хранение; * Организация материально-технического обеспечения переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий Работодателя; * Ведение кадрового делопроизводства Работодателя (разработка и ведение документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, учёт рабочего времени работников); * Обеспечение бесперебойной работы оборудования и приборов Работодателя (компьютеры, факсы, сканеры, принтеры, телефоны и т.д.) путем привлечения соответствующих специалистов на договорной основе (поставщиков товаров и услуг); * Анализирование и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составление плана приобретения канцтоваров, расходных материалов и др.; * Периодическое проведение инвентаризации имущества и активов Работодателя; * Подготовка ежемесячных отчетов об оказанных услугах Клиентам Работодателя для последующей отправки Клиентам Работодателя.

* Управление мелкой наличностью, ведение журнала мелких расходов, отчетности ; * Отслеживание/подготовка счетов на оплату (проверка/комплектование пакета документов) ; * Составление бюджета предстоящих административных расходов на ежемесячной основе ; * Ведение, контроль, ревизия и обновление офисных договоров с поставщиками услуг ; * Обеспечение условий для надлежащей работы и профессиональной деятельности офиса ; * Создание и ведение эффективной файлинг-системы ; * Обеспечение систем управления персоналом (ведение графика посещаемости, перемещение местного/международного персонала ; * Ведение и рассылка производственного календаря (Travel and Event Calendar) ; * Ведение/обновление списка контактов персонала, местных партнеров ; * Организация внутренних и международных поездок для персонала и визитеров ; * Обеспечение административной поддержки для проведения мероприятий (встреч, тренингов, семинаров) ; * Открытие, модификация и закрытие банковских счетов, прав подписей ; * Обеспечение поддержки в закрытии делегации путем контроля существующих контрактов и обязательств ; * Уведомление поставщиков, партнеров о закрытии офиса АКК в Алматы ; * Обеспечение поддержки менеджеру по закупам и логистике в распределении активов для корректного закрытия офиса ;

* Управление мелкой наличностью, ведение журнала мелких расходов, отчетности ; * Отслеживание, подготовка счетов на оплату (получение авторизации платежей/заполнение чеков)/проведение платежей ; * Проверка ежемесячных финансовых отчетов по проектам ; * Введение транзакций в систему EPICOR ; * Составление бюджета предстоящих административных расходов на ежемесячной основе ; * Использование системы FinScan при платежах в размере 1000 долларов США и выше до оплаты или выполнения обязательств перед поставщиками ; * Ведение, контроль, ревизия и обновление офисных договоров с поставщиками услуг ; * Обеспечение условий для надлежащей работы и профессиональной деятельности офиса ; * Создание и ведение эффективной файлинг-системы ; * Обеспечение систем управления персоналом (ведение графика посещаемости, перемещение местного/международного персонала ; * Ведение и рассылка производственного календаря (Travel and Event Calendar) ; * Ведение/обновление списка контактов персонала, местных партнеров ; * Организация внутренних и международных поездок для персонала и визитеров ; * Обеспечение административной поддержки для проведения мероприятий (встреч, тренингов, семинаров) ; * Открытие, модификация и закрытие банковских счетов, прав подписей ;

* Составление бюджета предстоящих административных расходов на ежемесячной основе ; * Ведение и отчетность расходов рабочего аванса на офисные нужды ; * Отслеживание, подготовка счетов на оплату (получение авторизации платежей/заполнение чеков) ; * Использование системы FinScan при платежах в размере 1000 долларов США и выше до оплаты или выполнения обязательств перед поставщиками ; * Ведение, контроль, ревизия и обновление офисных договоров с поставщиками услуг ; * Обеспечение условий для надлежащей работы и профессиональной деятельности офиса ; * Создание и ведение эффективной файлинг-системы ; * Обеспечение систем управления персоналом (ведение графика посещаемости, перемещение местного/международного персонала ; * Ведение/обновление списка контактов персонала, местных партнеров ; * Организация внутренних и международных поездок для персонала и визитеров ; * Обеспечение административной поддержки для проведения мероприятий (встреч, тренингов, семинаров) ; * Открытие, модификация и закрытие банковских счетов, прав подписей ; * Выполнение ресепшн функций ; * Обеспечение непрерывного потока информации в офисе ;

* Организация внутренних и международных поездок для персонала и визитеров ; * Обеспечение административной поддержки для проведения мероприятий (встреч, тренингов, семинаров) ; * Поддержка связи с арендодателями; обеспечение ежемесячных платежей, контроль за продлением контрактов на предоставление аренды помещений ; * Ведение и отчетность расходов рабочего аванса административного отдела ; * Обеспечение проверки выставленных счетов ; * Ведение файлинг-системы административного отдела ; * Ревизия договоров/контрактов с поставщиками услуг ; * Контроль работы секретаря и технического персонала ; * Замещение Регионального менеджера по человеческим ресурсам и администрации во время его/ее отпуска или командировки ; * Обеспечение связи с Министерством иностранных дел при оформлении дипломатических карточек для делегатов ; * Выпуск/обновление идентификационных карточек для местного персонала ;

* Выполнение основных административных обязанностей в регионе под руководством Регионального менеджера по человеческим ресурсам и администрации ; * Обеспечение административной поддержки национальным обществам, команде МФОКК и КП по всему региону (оформление виз, резервация/покупка билетов, бронирование гостиницы и др.) ;

.

.

.

.