-Подготовка процесса и своевременное осуществление регистрации иностранных работников Компании. -Подготовка и получение виз для иностранного и казахстанского персонала. -Резервирование авиа/железнодорожных билетов и гостиничных номеров по Казахстану и за его пределами по требованию. -Своевременное отслеживание/контроль сроков межвахтового отдыха иностранного персонала. -Своевременное информирование всего задействованного персонала отдела кадров/административного отдела, связанного с организацией работы/поездок/перемещений для казахстанских/иностранных работников. -Своевременное обновление Календаря прибытия-убытия на еженедельной основе. -Своевременное информирование о любых изменениях, связанных с служебными поездками (командировка, межвахтовый отдых, прибытие, убытие, включение новых лиц в Календарь прибытия/убытия и прочее). -Координирование получения карточек доступа в офис компании. -Выполнение административных работ по офису, координирование работы по хозяйственному обслуживанию офисов/жилых помещений компании. -Организация и контроль за процессом возможных переездов офиса/департамента, перевоз инвентаря, имущества компании и решение всех вопросов, связанных с переездом. -Постоянная совместная работа с представителями гостиниц (для иностранного персонала компании) для решения вопросов, связанных с условиями проживания, устранение неполадок, высказывание претензий к уровню обслуживания и предложения. -Участие в организации и проведении мероприятий компании. -Своевременный выпуск табеля учета рабочего времени работников компании.

- устный перевод в министерствах, государственных учреждениях, суде, нотариате, загсе и т.д.; - письменный перевод документов для судебного заседания; - оказание помощи по связям с общественностью; - ознакомление с культурой, историей, традициями и обычаями РК.

Работая в компании Панальпина Казахстан, я выполняла обязанности по 2 существующим позициям офис-супервайзера и административного координатора, а именно: - ежемесячный контроль за расходами по мобильной связи, включающий подготовку необходимых документов для подключения к корпоративной сети мобильные номера новых сотрудников и их родственников, выпуск приказов на удержание согласно предварительному опросу; - оказание поддержки отделу кадров, которая включает ведение учета рабочего времени, выпуск приказов, ведение журналов регистрации приказов для головного офиса и Алматинского подразделения; - обеспечение визовыми поддержками и визами, регистрация паспортов; - ежемесячный закуп канцелярских товаров и товаров по хозяйственной части; - регистрация входящей и исходящей документации, счетов-фактур, писем по передачи документов клиентам и соответственно веду журналы регистраций согласно типу регистрации; - составление писем, прием факсов, звонков, почты, обновление таблицы с личными данными сотрудников; - организация командировок для сотрудников (бронирование гостиниц, покупка билетов, выпуск командировочных удостоверений, организация встреч), сбор счетов-фактур по данным расходам со всех филиалов в один отчет и предоставление бухгалтерии для дальнейшей обработки на ежемесячной основе; - ежемесячное снятие показаний счетчиков по электричеству и проверка корректности выставляемого счета по соответствующей формуле; - проведение переговоров с поставщиками в плане предоставления скидки и условий договоров; -проведение мини-тендеров с целью выявления оптимального поставщика с последующим предоставлением сравнительного анализа или отчета руководству; - подсчет заработанной платы, выпуск счетов и актов выполненных работ на транспортные услуги для 3 водителей компании, координация работы водителей. У меня в подчинении находятся 3 офис-менеджера в филиалах, 3 водителя и 2 уборщицы.

- устный перевод в министерствах, государственных учреждениях, суде, нотариате, загсе и т.д.; - письменный перевод документов для судебного заседания; - оказание помощи по связям с общественностью; - ознакомление с культурой, историей, традициями и обычаями РК; - выполнение поручений личного характера.

В обязанности секретаря офиса и личного помощника инженера сульфидного проекта, который являлся гражданином Австралии, входило: - ведение документооборота, регистрация договоров; - организация встреч, бронирование гостиниц, аренда транспорта и координирование водителей; - подготовка авансовых отчетов по командировочным и прочим расходам; - мониторинг за пребыванием иностранных граждан в РК; - выполнение устного и письменного перевода; - выполнение личных просьб, такие как аренда дома, организация детского сада, ознакомление с инфраструктурой, культурой и историей города, и т. д.

- письменный перевод проектной документации, включающий золотодобычу, обработку минералов, машиностроение, экологию, технологию переработки руды, экономику, финансовую и таможенную документацию.

- письменный перевод производственной документации, спецификаций химикатов, технологии обработки кожи для индийского технолога, - устный перевод в цехах, - ведение документооборота на английском и русском языках, - выполнение поручений личного характера.

В мои обязанности входило проведение уроков английского языка.