- Полная административная и организационная поддержка Генерального директора. - Подготовка материалов к совещаниям, ведение протоколов, контроль исполнения поручений. - Организация внутренних и внешних встреч, переговоров, видеоконференций. - Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, в том числе конфиденциальной. - Подготовка деловой переписки, приказов, презентаций, отчетов. - Взаимодействие с топ-менеджментом, подразделениями компании, партнерами и контрагентами. - Организация командировок: билеты, гостиницы, визовая поддержка, отчеты. - Ведение электронного и бумажного документооборота руководителя. - Учет ГСМ, контроль за путевыми листами. - Соблюдение конфиденциальности и корпоративных стандартов.

- Ежедневный мониторинг тендерных сайтов и отправка всех потенциальных тендеров руководителям отделов и курирующих заместителей. Еженедельный отчет о количестве заявок - Отслеживание заключенных договоров, постоянный контроль их выполнения. Составление отчетной документации по выполненным контрактам. - Своевременная подготовка всех документов, относящихся к приглашению на тендера (ITT) или запросы одноточечных от клиента. - Подготовка и комплектация тендерных пакетов. - Обработка поступающих RFQ/RFI. - Помощь сотрудникам финансового отдела в отслеживании поступления своевременных оплат со стороны Заказчика. Содействия в этом вопросе всем внутренним службам компании. - Обработка всех запросов клиентов в утверждённый срок. Дальнейшее отслеживание отправлены заявок для получения заказа. - Подготовка отчета для анализа со стороны руководства - Принятие участия в составе рабочих групп по подготовке и реализации конкретных проектов, участие в разработке коллегиальных решениях, направленных на достижение целей ТОО. - В рамках представленных полномочий, представлять интересы ТОО в сторонних организациях и учреждениях. - В пределах своей компетенции подписывать и визировать документы, давать распоряжения и указания.

- Сопровождение ИСМ (ISO 9001 / 14001 / 45001) - Управление внутренней и внешней документацией - Контроль актуальности нормативных документов - Участие в подготовке и сопровождении API аудита - Организация обучения сотрудников по обновленным процедурам - Контроль сертификатов и управление записями - Проведение Introduction тренингов для новых сотрудников - Непосредственная работа с ОУП: уведомление ОУП об необходимости проведения обучения по обновленным документациям. Получение протоколов об обучении. - Помощь в разработке документации, форматизации инициатору. - Участие и помощь в подготовке документации для новых проектов. Регистрация всех необходимых документов заказчика как проектные. - Дополнительные указания от начальника ОУК. Сбор и подготовка статистики, проколы итп записи по отделу.

- Административная поддержка руководства - Документооборот - Организация встреч и командировок

- Супервайзер технического отдела: - Распределение заданий для инженеров, последующий контроль надлежащего выполнения поручений. - Внедрение и ведение новых проектов, согласно стандартам компании. - Проверка номеров на соответствие согласно стандартам Marriott Inс. - Презентация работы, проектов и целей отдела на ежеквартальных собраниях. - Работа с поставщиками и подрядными организациями. - Осуществлять подготовку, заключение и пролонгацию договоров по техническому обслуживанию и содержанию всех инженерных коммуникаций офиса, договоров на строительные и сервисные работы в здании и т.д. - Заключать договора и контролировать работу подрядчиков на соблюдение условий договоров. - По поручению директора подготавливать необходимые отчеты по работе, планы работы, вносить предложения по совершенствованию документооборота. - Непосредственные поручения директора. - Контроль складских запасов. - Сопровождение должностных лиц при проверках по пожарной безопасности, разного рода аудитов. - Проведения собеседований и отбор кандидатов на работу в технический отдел. - Административный ассистент директора: - По поручению директора организовывать проведение необходимых тендеров в рамках тендерных процедур организации. - Осуществлять подготовку, заключение и пролонгацию договоров по техническому обслуживанию и содержанию всех инженерных коммуникаций офиса, договоров на строительные и сервисные работы в здании и т.д. - Заключать договора и контролировать работу подрядчиков, соблюдение условий договоров. - Поставка канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники. - Осуществлять, в случае необходимости, частичный перевод договоров, официальных документов (на казахский, английский, русский языки). - Контролировать оплату счетов по своему направлению. - По поручению директора подготавливать необходимые отчеты по работе, планы работы, вносить предложения по совершенствованию документооборота. - Выполнять указания, распоряжения и поручения директора по административным вопросам. - Планирование графика отпусков сотрудников отдела - Администратор отдела кадров: - Оформление приема, перевода и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством и положениями, а также другую установленную документацию по кадрам. - Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанные с трудовой деятельностью - Осуществление контроля над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка - Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. - Изучение причины текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению. - Ведение учета предоставления отпусков работникам, осуществление контроля знад составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. - Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, произведение подсчет трудового стажа, выдача справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников

- Открытие депозитов на иностранных сотрудников для получения рабочих разрешений с департамента труда - Контроль по закрытиям депозитов на уволенных иностранных сотрудников; - Письма поддержки для получения рабочего разрешения - Контроль по денежным суммам в виду отчетности по депозитам; - Статистический отчет по привлечению иностранной рабочей силы и трудоустройству иностранных работников в Республике Казахстан

PR статьи